CV drogą mailową. Co napisać w treści wiadomości? [artykuł sponsorowany]

List motywacyjny

Odbiorcami listu motywacyjnego są zazwyczaj profesjonalni rekruterzy, którzy codziennie mają do czynienia z setkami podaniami o pracę. Sposób wysłania podania o pracę nie ma tutaj znaczenia. Bez względu na drogę dostarczenia, list motywacyjny jest formalnym listem, na podstawie którego pada decyzja o zaproszeniu kandydata bądź kandydatki na rozmowę kwalifikacyjną.

Poniżej kilka ważnych uwag dotyczących listu motywacyjnego:

1. W liście motywacyjnym Twój adres powinien znajdować się w lewym górnym rogu, najlepiej w nagłówku.

2. W prawym górnym rogu umieszcza się miejscowość oraz datę utworzenia listu motywacyjnego

3. Po prawej stronie, na wysokości jednej trzeciej strony znajduje się adres odbiorcy.

4. Przed zwrotem grzecznościowym można napisać numer referencyjny lub nazwę ogłoszenia, na które pisane jest podanie o pracę. Jeśli takich informacji nie posiadasz, możesz ten punkt pominąć.

5. Poniżej, tuż nad pierwszym akapitem, piszemy zwrot grzecznościowy (Szanowni Państwo…”).

6. Po wstępie umieszczony jest tekst listu motywacyjnego (wstęp, część główna, zakończenie, końcowy zwrot grzecznościowy oraz podpis)

W samym tekście listu motywacyjnego przedstawiasz siebie i Twoją motywację do pracy. Zawartość listu motywacyjnego powinna być autentyczna i spójna z Twoją osobowością. Kopiowane teksty z internetu mogą zostać bez problemu wykryte przez rekrutera. Uważaj również na kopiowanie własnych treści z poprzednich podań o pracę. Każde podanie o pracę musi być napisane indywidualnie i powinno być dopasowane do konkretnego stanowiska.

List motywacyjny stanowi dowód Twojej chęci do pracy i odpowiada na pytanie, dlaczego właśnie Ty nadajesz się na to konkretne stanowisko. Możesz przy tym wspomnieć o innych aktywnościach, niekoniecznie związanych z pracą, ale które mogą wskazywać na cechy Twojej osobowości przydatne w nowej funkcji. Mogą do nich należeć takie działania jak: wolontariat, zainteresowanie literaturą fachową, gra w piłkę ręczną w klubie sportowym czy udzielanie korepetycji. Obojętnie co wpiszesz, ważne, aby podane informacje były prawdziwe.

Podpis

Również list motywacyjny przesyłany drogą elektroniczną powinien zawierać podpis. W tym przypadku możesz na białej kartce podpisać się czytelnie imieniem i nazwiskiem, zeskanować ją i za pomocą np. narzędzia wycinanie (Snipping Tool) wyciąć podpis i dodać go do dokumentu. Możesz również sfotografować swój podpis i dodać go do listu motywacyjnego.

CV
CV jest osobnym dokumentem, który powinien zostać stworzony w formacie DIN A4. Ważne jest zachowanie porządku chronologicznego oraz wpisanie wszystkich danych.

Twoje CV powinno zawierać:

1. Dane osobowe, adres, adres mailowy i numer telefonu

2. Zdjęcie (opcjonalnie)

3. Informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym ułożone chronologicznie.

4. Specjalizacje / dodatkowe kwalifikacje

Zdjęcie

Nie ma obowiązku dodania zdjęcia do CV. Jednak umieszczenie profesjonalnego zdjęcia zostało przyjęte na rynku pracy jako coś powszechnego. Zdjęcie w CV to świetny dodatek nadający Twojej aplikacji wyrazistego charakteru.

Specjalizacje, dodatkowe kwalifikacje oraz wyjątkowe umiejętności wzbogacą Twój życiorys. Możesz umieścić je na końcu Twojego dokumentu.

Podczas tworzenia aplikacji o pracę należy zwrócić uwagę na takie szczegóły jak:

> czcionka – jest taka sama na CV i liście motywacyjnym?

> Akapity – mają jednakowe odstępy?

> Design – wygląd CV pasuje do listu motywacyjnego?

W zależności od branży wymagania w tworzeniu podania o pracę są różne: aplikacja na stanowisko w dziale grafiki wygląda nieco inaczej niż na stanowisko w zawodzie rzemieślniczym.

Załączniki

Wysyłając podanie o pracę drogą mailową załączasz pliki z dokumentami. Zazwyczaj są to po prostu CV i list motywacyjny, jednak coraz częściej pracodawcy wymagają konkretnych referencji, certyfikatów lub zaświadczeń o ukończonych kursach. W przypadku wymogu dosłania dodatkowych dokumentów można wysłać CV i list motywacyjny w jednym pliku PDF, natomiast certyfikaty, zaświadczenie i pozostałe dokumenty oddzielnym dokumencie PDF. Praktycznym rozwiązaniem jest także utworzenie jednego kompleksowego pliku PDF, który zawiera CV, list motywacyjny i załączniki. Pamiętaj o tym, aby dosłane dodatkowe dokumenty pasowały do pracy, o którą się starasz. Przykładowo urzędnik nie będzie potrzebował licencji na taksówkę.

Nazwa dokumentów

Nazwa pliku z dokumentami aplikacyjnymi powinna być prawidłowa i zawierać w nazwie pełne imię i nazwisko kandydata czy kandydatki oraz opis czego dotyczy dokument – np. Joanna_Skrzynecka_CV_Koordynator

Wysyłka dokumentów drogą mailowa
Bardzo ważnym elementem podczas wysyłania aplikacji o pracę drogą mailową są adresy mailowe nadawcy i odbiorcy.

Nadawca

Do korespondencji związanej z pracą bezwzględnie wymagany jest adres mailowy z własnym pełnym nazwiskiem. Skróty, wymyślone nazwy, liczby kojarzące się z datą urodzenia są tabu. Unikaj adresów mailowych typu: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Odbiorca

Najlepiej jeśli posiadasz adres mailowy konkretnej osoby kontaktowej i możesz się bezpośrednio do niej zwrócić używając jej nazwiska czy imienia. Wiele firm korzysta również z ogólnego adresu @rekrutacja, do którego mają dostęp różne osoby z działu Human Resources. Zwrot w mailu powinien być zgodny ze zwrotem grzecznościowym w liście motywacyjnym. Jeśli nie posiadasz imienia, nazwiska oraz maila konkretnej osoby odpowiedzialnej za daną rekrutację, wówczas obowiązuje zwrot grzecznościowy „Szanowni Państwo”.

Temat

W temacie maila powinien znaleźć się odpowiednik tematu listu motywacyjnego: np.:”Podanie o pracę na stanowisko stolarza, numer referencyjny 100.05.02”. Ewentualnie możesz dodać źródło, z którego pochodzi dane ogłoszenie o pracę.

Zawartość maila

Niektórzy wysyłają w treści maila list motywacyjny. Jednak nie jest to mile widziane przez rekruterów, gdyż wiąże się to z ich dodatkową pracą, ponieważ muszą tym przypadku tekst skopiować, wkleić do dokumentu Word i wydrukować. Można oczywiście wydrukować całego maila, jednak list motywacyjny nie prezentuje się wówczas profesjonalnie i na samym starcie łapiemy punkty minusowe. Z tego powodu zalecamy wysłać list motywacyjny jako załącznik.

Zawartość tekstu maila powinna być odpowiednio dopasowana do wysyłanych dokumentów. Również tutaj nie należy kopiować treści maila do każdej kolejnej aplikacji o pracę. Mail powinien być krótki i można w nim nawiązać np. do wcześniejszego kontaktu telefonicznego.

Szanowny Panie Szymkowiak,

Bardzo dziękuję za miłą i informacyjną rozmowę telefoniczną.

Zgodnie z omówionymi ustaleniami przesyłam w załączniku moje podanie o pracę na stanowisko stolarza.

Załączone dokumenty są dowodem na moje bogate doświadczenie zawodowe, również w pracy za granicą.

Bardzo chętnie przedstawię bliżej swoją osobę podczas bezpośredniego spotkania.

Z poważaniem

Artur Rybaczewski

Podpis e-mail

Pod wiadomością maila warto umieścić podpis z danymi kontaktowymi. To pozostawia profesjonalne wrażenie, a rekruter w ten sposób ma szybkie dostęp do numeru telefonu. Funkcję „podpis” możesz znaleźć w ustawieniach programu poczty elektronicznej.

Przesyłka pocztą mailową - podsumowanie

Jak już na początku artykułu zostało wspomniane – e-mail to nic innego jak list wysłany drogą elektroniczną. Wiele firm wymaga przesłania podania o pracę wyłącznie drogą elektroniczną. Faktem jest, że profesjonalnie napisany e-mail może zwiększyć szansę podczas dalszej selekcji w procesie rekrutacji. Życzymy powodzenia.